เช็คลิสต์อุปกรณ์สำนักงานสำหรับฝ่ายจัดซื้อและผู้จัดการสำนักงาน
การจัดหาอุปกรณ์ให้สำนักงานต้องวางแผนใน 5 หมวดหมู่ ได้แก่ เครื่องเขียนและของใช้บนโต๊ะทำงาน กระดาษและการพิมพ์ การจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร ของใช้ในพื้นที่ส่วนกลางและสิ่งอำนวยความสะดวก และการบริหารจัดการสั่งซื้อซ้ำ ด้านล่างนี้คือเช็คลิสต์ที่ออกแบบมาสำหรับฝ่ายจัดซื้อและผู้บริหารจัดการสำนักงานโดยเฉพาะ ครอบคลุมสิ่งที่ควรกำหนดเป็นมาตรฐาน วิธีจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ และวิธีหลีกเลี่ยงการขาดสต็อกกลางไตรมาส
หมวดหมู่หลักที่ต้องตั้งงบประมาณ
- เครื่องเขียนและของใช้บนโต๊ะทำงาน — ปากกา ดินสอ ปากกาเน้นข้อความ กระดาษโน้ตกาวในตัว ที่เย็บกระดาษ เทปกาว
- กระดาษและการพิมพ์ — กระดาษสำหรับเครื่องพิมพ์ กระดาษโน้ต ซองจดหมาย ตลับหมึกพิมพ์/โทนเนอร์
- การจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร — แฟ้มเอกสาร แฟ้มสันห่วง กล่องเก็บเอกสาร ป้ายฉลาก
- พื้นที่ส่วนกลางและสิ่งอำนวยความสะดวก — ขึ้นอยู่กับขอบเขตงาน อาจรวมอยู่ในความรับผิดชอบของฝ่ายจัดซื้อด้วย (กาแฟ อุปกรณ์ทำความสะอาด กระดาษเช็ดมือ)
- การบริหารจัดการสั่งซื้อซ้ำ — ระดับสต็อกขั้นต่ำ (par level) เงื่อนไขกับผู้ขาย รอบการจัดส่ง
การกำหนดมาตรฐานอุปกรณ์ทั่วทั้งทีม
การกำหนดมาตรฐานช่วยลดทั้งต้นทุนและความซับซ้อนในการสั่งซื้อ สำหรับสำนักงานส่วนใหญ่ ควรพิจารณากำหนดสิ่งต่อไปนี้:
- ปากการุ่นเดียวทั่วทั้งบริษัท แทนที่จะใช้หลายยี่ห้อปะปนกัน — ช่วยให้สั่งซื้อจำนวนมากได้ง่ายขึ้นและลดต้นทุนต่อหน่วย
- ขนาดและน้ำหนักกระดาษแบบเดียว สำหรับงานพิมพ์ทั่วไป โดยแยกสต็อกสำหรับงานที่ต้องใช้กระดาษพรีเมียมออกต่างหาก
- ระบบจัดเก็บเอกสารร่วมกัน (สีของแฟ้ม รูปแบบการติดป้ายฉลาก) เพื่อให้อุปกรณ์ที่จัดซื้อตรงกับสิ่งที่แต่ละทีมใช้งานจริง
- รุ่นตลับหมึกพิมพ์ที่สอดคล้องกัน สำหรับเครื่องพิมพ์ในสำนักงานเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อลดความหลากหลายของรหัสสินค้า (SKU)
สิ่งที่ควรปล่อยให้ยืดหยุ่นได้: ของใช้ส่วนตัวบนโต๊ะทำงาน (สมุดโน้ต ความชอบด้านปากกาของพนักงานแต่ละคน) มักไม่ได้ประโยชน์มากนักจากการกำหนดมาตรฐาน และสามารถจัดการเป็นการซื้อแบบดุลยพินิจจำนวนเล็กน้อยได้
การซื้อจำนวนมาก: สิ่งที่ต้องระวัง
- ต้นทุนต่อหน่วยลดลงอย่างมาก เมื่อซื้อของใช้สิ้นเปลืองอย่างปากกา กระดาษ และกระดาษโน้ตกาวในตัวในปริมาณระดับลัง (case-pack) — แต่ควรซื้อเฉพาะปริมาณที่จะใช้หมดภายในระยะเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น
- กระดาษและตลับหมึก เป็นค่าใช้จ่ายประจำที่มีปริมาณสูงที่สุดในสำนักงานส่วนใหญ่ ดังนั้นการต่อรองราคาต่อหน่วยที่ดีขึ้นในส่วนนี้จะส่งผลกระทบต่องบประมาณมากที่สุด
- หลีกเลี่ยงการสต็อกเกินความจำเป็น สำหรับสินค้าที่มีอัตราการใช้งานต่ำ (กระดาษพิเศษ สินค้าตามฤดูกาล) เนื่องจากพื้นที่จัดเก็บและงบประมาณที่จมไปกับสต็อกเป็นต้นทุนจริง
จังหวะเวลาการสั่งซื้อซ้ำ
- ของใช้สิ้นเปลืองที่หมุนเวียนเร็ว (ปากกา กระดาษ กระดาษโน้ตกาวในตัว) — ตรวจสอบสต็อกทุกเดือน กำหนดระดับสต็อกขั้นต่ำ (par level) และสั่งซื้อซ้ำเมื่อถึงระดับนั้นแทนที่จะรอจนสต็อกหมด
- สินค้าที่หมุนเวียนช้ากว่า (ที่เย็บกระดาษ ที่จัดระเบียบ แฟ้มสันห่วง) — ตรวจสอบทุกไตรมาสมักจะเพียงพอ
- สินค้าตามฤดูกาลหรือตามโครงการ — สั่งซื้อล่วงหน้าก่อนช่วงที่คาดว่าความต้องการจะเพิ่มขึ้น (เช่น การจัดเก็บเอกสารสิ้นปี ชุดอุปกรณ์สำหรับพนักงานใหม่เป็นกลุ่ม)
สิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อมักมองข้าม
- ชุดอุปกรณ์สำหรับพนักงานใหม่ — การเตรียมชุดเริ่มต้นมาตรฐานไว้ล่วงหน้า (ปากกา สมุดโน้ต แฟ้มเอกสาร กระดาษโน้ตกาวในตัว) ช่วยให้กระบวนการปฐมนิเทศรวดเร็วขึ้น และหลีกเลี่ยงการสั่งซื้อจำนวนน้อยเป็นครั้งๆ
- จุดวางอุปกรณ์ส่วนกลาง — การรวมของใช้ทั่วไป (ที่เย็บกระดาษ เทปกาว ที่เจาะกระดาษ) ไว้ที่หนึ่งหรือสองจุดต่อชั้น ช่วยลดจำนวนหน่วยที่ต้องจัดซื้อทั้งหมด เมื่อเทียบกับการจัดสต็อกให้ทุกโต๊ะแยกกัน
- การรวมผู้ขายให้น้อยราย — การสั่งซื้อสินค้ามาตรฐานจากผู้ขายจำนวนน้อยรายมักช่วยให้ได้ราคาที่ดีขึ้นและลดความซับซ้อนในการออกใบแจ้งหนี้ แม้ว่าราคาต่อหน่วยอาจดูสูงกว่าการซื้อแบบกระจายเป็นครั้งๆ เล็กน้อยก็ตาม
คำถามที่พบบ่อย
ควรกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำ (reorder point) สำหรับอุปกรณ์สำนักงานอย่างไร? ติดตามปริมาณการใช้งานเฉลี่ยต่อเดือนของแต่ละรายการ จากนั้นกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำไว้ที่ประมาณปริมาณการใช้งานหนึ่งเดือนบวกกับส่วนสำรองเล็กน้อยสำหรับระยะเวลาจัดส่ง สินค้าที่หมุนเวียนเร็วอย่างกระดาษและปากกาต้องการการติดตามแบบนี้มากที่สุด ส่วนสินค้าที่หมุนเวียนช้ากว่าสามารถตรวจสอบได้ไม่บ่อยนัก
ฝ่ายจัดซื้อควรเลือกซื้ออุปกรณ์แบบพรีเมียมหรือแบบประหยัด? สำหรับของใช้สิ้นเปลืองปริมาณสูง (กระดาษ ปากกา กระดาษโน้ตกาวในตัว) ตัวเลือกแบบประหยัดมักคุ้มค่ากว่า เนื่องจากความแตกต่างด้านคุณภาพมีเพียงเล็กน้อยสำหรับการใช้งานประจำวัน ส่วนสินค้าที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพผลงาน เช่น ตลับหมึกพิมพ์หรือวัสดุสำหรับงานนำเสนอ การลงทุนเพิ่มขึ้นมักคุ้มค่า
สำนักงานควรตั้งงบประมาณอุปกรณ์ต่อพนักงานเท่าไร? เรื่องนี้แตกต่างกันมากตามประเภทธุรกิจและรูปแบบการใช้งาน วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดคือการติดตามค่าใช้จ่ายจริงในอดีตต่อพนักงานแทนการอ้างอิงเกณฑ์มาตรฐานทั่วไป เนื่องจากทีมที่ใช้กระดาษและการพิมพ์มากจะต้องการงบประมาณมากกว่าทีมอื่นอย่างมีนัยสำคัญ
การรวมผู้ขายอุปกรณ์สำนักงานให้น้อยรายมีประโยชน์อย่างไร? การมีผู้ขายน้อยรายมักหมายถึงราคาที่ดีขึ้นจากปริมาณการสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ที่ต้องดำเนินการน้อยลง และการติดตามรายการที่สั่งซื้อได้ง่ายขึ้น — แม้ว่าจะยังคุ้มค่าที่จะมีผู้ขายสำรองไว้สำหรับสินค้าสำคัญในกรณีที่เกิดปัญหาด้านสต็อก